Hồ sơ PCCC gồm những gì? Cập nhật mới chuẩn pháp lý 2026

Nhiều doanh nghiệp đến khi bị kiểm tra mới phát hiện hồ sơ PCCC còn thiếu giấy tờ hoặc sai biểu mẫu theo quy định mới. Vậy hồ sơ PCCC gồm những gì? SQ Việt Nam sẽ cập nhật đầy đủ thành phần hồ sơ phòng cháy chữa cháy mới nhất năm 2026 để doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị đúng chuẩn pháp lý.

Mục Lục

1. Hồ sơ PCCC là gì theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP?

Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, hồ sơ phòng cháy chữa cháy là một trong các điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn PCCC đối với cơ sở hoạt động. Hồ sơ này phục vụ cho việc quản lý, theo dõi và kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy theo quy định pháp luật.

Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ PCCC. Nội dung và thành phần hồ sơ được thực hiện theo hướng dẫn, quy định của Bộ Công an.

2. Hồ sơ PCCC gồm những gì?

Tùy theo loại hình và cơ quan quản lý, thành phần hồ sơ PCCC sẽ có sự khác nhau về giấy tờ, biểu mẫu và tài liệu cần lưu trữ. Dưới đây là danh mục hồ sơ phòng cháy chữa cháy phổ biến theo quy định hiện hành mà doanh nghiệp, cơ sở cần chuẩn bị đầy đủ.

2.1. Đối với các đơn vị do cơ quan công an quản lý

Theo Điều 4 Thông tư 149/2020/TT-BCA, các cơ sở thuộc danh mục quản lý của cơ quan công an theo Phụ lục III Nghị định 136/2020/NĐ-CP phải xây dựng và lưu trữ hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC đầy đủ theo quy định.

Hồ sơ PCCC của nhóm cơ sở này thường bao gồm:

Nội quy, quy định, văn bản chỉ đạo và phân công trách nhiệm thực hiện công tác PCCC trong cơ sở;
Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế, văn bản nghiệm thu về PCCC đối với công trình thuộc diện bắt buộc thẩm duyệt;
Bản vẽ tổng mặt bằng thể hiện giao thông, nguồn nước chữa cháy, công năng sử dụng và dây chuyền công nghệ của cơ sở;
Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở hoặc đội PCCC chuyên ngành (nếu có);
Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH của lực lượng liên quan;
Phương án chữa cháy đã được phê duyệt cùng kế hoạch, biên bản thực tập phương án chữa cháy;
Biên bản kiểm tra an toàn PCCC, hồ sơ tự kiểm tra, báo cáo định kỳ và các văn bản xử lý vi phạm liên quan đến PCCC (nếu có);
Báo cáo sự cố cháy, nổ và kết luận điều tra nguyên nhân từ cơ quan chức năng (nếu phát sinh);
Hồ sơ kiểm định hệ thống, thiết bị PCCC, chống sét hoặc các thiết bị chịu áp lực theo quy định;
Giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC (nếu có);
Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ bắt buộc đối với cơ sở thuộc diện phải mua bảo hiểm.

Lưu ý: Hồ sơ liên quan đến Thiết kế hệ thống PCCC cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu và vận hành hệ thống theo quy định.

2.2. Đối với các đơn vị do ủy ban nhân dân cấp xã quản lý

Đối với các cơ sở thuộc danh mục quản lý của UBND cấp xã theo Phụ lục IV Nghị định 136/2020/NĐ-CP, hồ sơ PCCC được yêu cầu đơn giản hơn nhưng vẫn phải đảm bảo theo dõi đầy đủ công tác an toàn cháy nổ tại cơ sở.

Thành phần hồ sơ thường gồm:

Nội quy, hướng dẫn và văn bản phân công trách nhiệm thực hiện công tác PCCC;
Giấy chứng nhận hoặc bản sao chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH;
Phương án chữa cháy của cơ sở kèm kế hoạch và kết quả thực tập phương án;
Biên bản kiểm tra an toàn PCCC của cơ quan chức năng, hồ sơ tự kiểm tra định kỳ và các văn bản xử lý vi phạm liên quan (nếu có);
Báo cáo các vụ cháy, nổ và thông báo kết quả điều tra nguyên nhân từ cơ quan có thẩm quyền (nếu có);
Giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC đối với cơ sở hoạt động trong lĩnh vực này (nếu có).

Lưu ý: Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thêm mẫu sơ đồ PCCC thể hiện lối thoát nạn, vị trí thiết bị chữa cháy và khu vực nguy hiểm để thuận tiện trong công tác quản lý.

3. Đối tượng nào cần phải làm hồ sơ PCCC?

Theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 136/2020/NĐ-CP, nhiều loại hình công trình, cơ sở và hoạt động kinh doanh thuộc diện phải lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy nhằm đảm bảo đáp ứng điều kiện an toàn PCCC theo quy định pháp luật.

Các đối tượng phổ biến gồm:

Trụ sở cơ quan nhà nước, văn phòng làm việc của doanh nghiệp, tổ chức có quy mô từ 5 tầng hoặc khối tích từ 5.000 m³ trở lên;
Chung cư, ký túc xá, nhà ở tập thể và công trình đa chức năng;
Hệ thống trường học, cơ sở giáo dục như mầm non, tiểu học, THCS, THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học và trung tâm giáo dục;
Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng và khu dịch vụ ăn uống;
Khách sạn, nhà nghỉ, homestay, cơ sở lưu trú du lịch và khu resort;
Các địa điểm vui chơi, giải trí như karaoke, quán bar, rạp chiếu phim, nhà hát, trung tâm hội nghị, thẩm mỹ viện, khu vui chơi công cộng;
Bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế, cơ sở chăm sóc sức khỏe, phục hồi chức năng và cơ sở điều dưỡng có quy mô theo quy định;
Bảo tàng, thư viện, nhà sách, khu triển lãm, cơ sở tôn giáo và địa điểm tổ chức hội chợ;
Bưu điện, trung tâm dữ liệu, đài phát thanh – truyền hình, cơ sở viễn thông và lưu trữ thông tin;
Cảng biển, cảng thủy nội địa, sân bay, bến xe, nhà ga có diện tích hoặc quy mô thuộc diện quản lý PCCC;
Công trình thể thao như sân vận động, nhà thi đấu, trung tâm thể thao, trường bắn hoặc trường đua;
Nhà máy, xưởng sản xuất, cơ sở công nghiệp có nguy cơ cháy nổ thuộc các nhóm A, B, C, D, E;
Trung tâm nghiên cứu, công trình khoa học – công nghệ cao có quy mô lớn;
Gara ô tô, bãi giữ xe tập trung;
Nhà máy điện, trạm biến áp và công trình năng lượng;
Hầm giao thông đường bộ, đường sắt có chiều dài từ 500m trở lên;
Dự án khu đô thị, khu dân cư, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao và các công trình hạ tầng kỹ thuật liên quan đến PCCC;
Kho chứa vật liệu nổ, khí đốt, xăng dầu, hóa chất hoặc hàng hóa dễ cháy nổ;
Cửa hàng kinh doanh xăng dầu, khí đốt với quy mô tồn chứa theo quy định;
Nhà kho chứa hàng hóa, vật tư dễ cháy có khối tích lớn;
Nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc lưu trữ vật liệu có nguy cơ cháy nổ cao.

4. Quy trình xin cấp phép PCCC nhanh chóng

Các bước xin cấp phép PCCC nhanh chóng, đúng quy định:

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ PCCC: Cá nhân hoặc tổ chức tiến hành chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan Cảnh sát PCCC & CNCH có thẩm quyền. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị hoặc cá nhân khác thực hiện, cần bổ sung giấy ủy quyền hợp lệ đi kèm hồ sơ. Lưu ý: Đối với công trình thuộc diện thẩm duyệt, hồ sơ cần bổ sung tài liệu liên quan đến tính toán thiết kế hệ thống PCCC theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.
Bước 2. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ theo quy định hiện hành. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người nộp sẽ được cấp phiếu tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đúng quy định, cơ quan tiếp nhận sẽ hướng dẫn bổ sung, chỉnh sửa để hoàn thiện.
Bước 3. Thực hiện nộp phí thẩm duyệt PCCC: Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cá nhân hoặc tổ chức thực hiện đóng phí thẩm duyệt thiết kế PCCC theo thông báo từ cơ quan Cảnh sát PCCC & CNCH. Đây là bước quan trọng trong quá trình thẩm duyệt PCCC trước khi công trình được đưa vào hoạt động hoặc nghiệm thu sử dụng.
Bước 4. Nhận kết quả cấp phép PCCC: Theo thời gian ghi trên giấy hẹn, người nộp hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận để nhận kết quả giải quyết hồ sơ. Thời gian xử lý thường dao động khoảng từ 5 – 15 ngày làm việc tùy theo tính chất hồ sơ và công trình.

5. Lưu ý khi triển khai hồ sơ PCCC

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy là tài liệu quan trọng giúp cơ sở đáp ứng yêu cầu pháp lý và phục vụ công tác quản lý an toàn cháy nổ. Để quá trình thẩm duyệt và xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp và tổ chức nên lưu ý một số vấn đề sau:

Xác định chính xác cơ sở thuộc danh mục quản lý tại Phụ lục III hay Phụ lục IV của Nghị định 136/2020/NĐ-CP để chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ theo quy định.
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ thẩm duyệt PCCC để đảm bảo đầy đủ biểu mẫu, bản vẽ và tài liệu pháp lý theo quy định hiện hành.
Cập nhật các biểu mẫu, hồ sơ kiểm tra và tài liệu PCCC theo quy định mới nhất để tránh thiếu sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài, cần bổ sung bản dịch tiếng Việt đi kèm để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị tư vấn hoặc dịch vụ hỗ trợ hồ sơ PCCC nhằm tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và hạn chế phát sinh sai sót trong quá trình thực hiện.

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ PCCC không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm tra, nghiệm thu và vận hành công trình. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hồ sơ PCCC gồm những gì theo quy định mới nhất năm 2026. Nếu cần hỗ trợ tư vấn, hoàn thiện hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục PCCC nhanh chóng, hãy liên hệ công ty PCCC Đà Nẵng SQ Việt Nam:

Công ty cổ phần SQ Việt Nam